Mahfudzot kali ini adalah “pengaturan pekerjaan menghemat separuh waktu”. Walaupun dikatakan menghemat separuh waktu, bagi sebuah Event Organizer, perencanaan atau pengaturan itu menjadi kunci sukses dan tidaknya usaha.
Itu kudapatkan dari Mas Arif, owner EO Paradigma di Surabaya. Setahun yang lalu, ia masih dalam program melunasi hutang akibat even yang gagal. Dan kegagalan itu sebagian besar karena ia tidak membuat perencanaan yang bagus.
Masih dari Mas Arif. Setelah kegagalan itu, mentor bisnisnya memaksanya agar membuat perencanaan yang detil. Dan membuat rencana menurut Mas Arif ketika itu adalah hal yang tidak menyenangkan. Tapi karena terpaksa, ia pun melakukan.
Dan hasilnya sungguh sangat jauh berbeda. Dengan perencanaan yang dilakukan, ia bisa jauh-jauh hari melihat kekurangan dalam even yang diadakan dan segera mengusahakan solusi. Ia bisa melihat tercapai atau tidaknya peserta, kurangnya personel dan lain sebagainya.
Dalam sebuah kesempatan belajar dengan volunteer IBM tiga tahun lalu aku lebih dalam lagi berkenalan dengan Project Management. Disiplin ilmu yang juga menjadi dasar bagi event organizer atau pekerjaan terkait proyek tertentu.
Rencana kerja yang detil dalam hitungan hari adalah sesuatu yang wajib. Hal ini tentu saja tidak kudapatkan saat berada di organisasi kampus. Meski secara umum sama, tapi project management jauh lebih dalam.
Terkait mahfudzot di atas, teringat juga “tragedi” Wall’s di Taman Bungkul Surabaya tahun lalu. Sepertinya panitia gagal mengantisipasi membludaknya peserta yang membuat tanaman di area sekitar Taman Bungkul menjadi korban. Menurutku, ini juga bagian dari kurangnya perencanaan.
Bagi sebagian orang, membuat rencana yang detil bisa jadi sangat menjengkelkan. Tapi ini harus. Apalagi bila ada even atau proyek besar yang melibatkan banyak orang dan banyak pihak. Dengan rencana yang detil inilah kau bisa berkomunikasi dengan orang dan pihak lain.
Tanpa rencana yang detil, orang lain tidak tahu pekerjaan seperti apa yang kau harapkan, dengan kualitas seperti apa dan dengan sumberdaya serta waktu sebanyak apa.
Kau akhirnya harus berulangkali mengingatkan. Dan tidak jarang ada aktivitas kerja terlewat yang membuat aktivitas lainnya terhambat. Tapi bila rencananya detil dan tertulis, semua pihak bisa membaca langsung dan memperkirakan pekerjaan seperti apa yang kau harapkan tanpa bolak-balik menjelaskan dan mengingatkan.
Bagi yang selama ini berhasil dalam melaksanakan even di tingkat kampus, atau berhasil mengelola even kecil tanpa rencana detil kadang muncul godaan untuk tidak membuat rencana yang detil. “Toh, aku sudah pernah berhasil beberapa even besar tanpa rencana detil”. Bisa jadi itu yang kau pikirkan.
Tapi ingat, di dunia nyata, kesuksesannya nyata sebagaimana kegagalannya juga nyata. Keterbatasan dana dan sumber daya manusia di dunia nyata juga benar-benar terasa. Even atau proyek internal lembaga juga berbeda dengan yang banyak melibatkan pihak lain.
Jangan sampai hanya karena rencana yang kurang, kau gagal dan merugikan orang yang telah memberi kepercayaan kepadamu. Maka rencanakan pekerjaanmu sehingga kau bisa mengurangi kesempatan gagalmu. Wallahu a’lam.
Nasihat Bijak 